6 Langkah Pengarsipan Surat Yang Baik dan Benar

Contoh surat perlu dipelajari ketika akan membuat surat apapun jenis suratnya sesuai keperluan. Akan semakin mudah untuk mendapatkan berbagai macam contoh surat ini dengan adanya kegiatan pengarsipan surat. Itulah mengapa kegiatan pengarsipan surat penting untuk dilakukan.

Tugas mengarsip surat ini umumnya dilakukan oleh staff di masing-masing departemen. Kegiatan pengarsipan surat ini memerlukan sedikit prosedur yang dirangkum dalam 6 langkah. Ulasan ini akan memudahkan anda dalam melakukan kegiatan pengarsipan surat. Nah, berikut langkah-langkah pengarsipan surat yang baik dan benar:

https://www.suratresmi.net/
  1. Membaca surat

Setelah surat diterima dan disampaikan pada pihak yang bersangkutan, lalu dibaca dan ditindaklanjuti maka setelah itu baru bisa diberikan pada petugas pengarsip. Petugas membacanya agar mudah dalam menentukan posisi penyimpanannya menurut kategori jenis surat tersebut.

  1. Periksa tanda siap disimpan

Terlebih dulu pastikan surat tersebut siap disimpan atau belum dengan memperhatikan tanda di lembar disposisi maupun dengan teliti memeriksa release mark atau tanda pelepas surat. Release mark atau tanda pelepas surat ini pada umumnya ditandai dengan disposisi dep (deponeren) dimana gunanya adalah untuk menunjukkan perintah untuk menyimpan surat tersebut.

  1. Mengindeks surat

Indeks berfungsi untuk menemukan kembali surat yang disimpan dengan mengidentifikasi surat itu dari penunjukan tanda pengenal. Penunjukan tanda pengenal inilah yang bisa membedakan antara surat satu dengan lainnya. indeks surat erat kaitannya dengan sistem pengarsipan yang dipakai di kantor terkait yang berupa: nama orang, organisasi atau perusahaan, daerah atau tempat, barang atau benda dan angka atau subjek tergantung sistem pengarsipan yang dipakai.

  1. Membuat petunjuk silang

Petunjuk silang berguna jika dalam satu surat ada dua indeks sekaligus atau dalam satu indeks ada dua surat atau lebih. Petunjuk silang terbagi menjadi 2 macam yaitu:

  • Petunjuk silang langsung: menunjukkan pihak yang mempunyai lebih daru 1 nama atau 1 dokumen yang isinya lebih dari 1 jenis masalah.
  • Petunjuk silang tidak langsung: menunjukkan hubungan satu masalah dengan lainnya yang saling membantu atau menjelaskan.

  1. Menyortir surat

Yang dimaksud dengan menyortir surat adalah kegiatan mengelompokkan atau memilah arsip surat menjadi sekelompok sesuai kode di arsip. Langkah ini erat kaitannya dengan kegiatan mengindeks surat dan penyortiran ini akan menentukan posisi dalam penyimpanan arsip surat.

  1. Menyimpan arsip surat

Langkah terakhir adalah menyimpan arsip surat ke stof map folio, folder menggantung atau snelhecter lalu dimasukkan ke lemari arsip. Pastikan posisi penyimpanan surat telah sesuai dengan sistem pengarsipan yang dipakai.

Dengan mengetahui apa saja langkah-langkah pengarsipan surat, kini upaya untuk mengarsip surat dengan baik dan benar akan semakin mudah. Selain itu, jika sewaktu-waktu membutuhkan contoh surat untuk berbagai keperluan anda akan semakin mudah mencarinya untuk dipelajari.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *